Zoom, guía completa: todo sobre la aplicación de videollamadas grupales de hasta 100 personas

Zoom es uno de los servicios de videoconferencias grupales más populares, destacando por estar especialmente por el soporte para hasta 100 participantes gratis (y hasta 1.000 en la versión de pago) y por estar especialmente bien preparada para integrarse dentro de empresas.

Si quieres empezar a usar Zoom, aquí te contamos cómo puedes crear tu cuenta, crear una reunión o unirte a una que ya está en marcha, así como algunas funciones adicionales que hacen que Zoom destaque sobre la competencia.

¿Es gratis?

Antes de entrar en detalle, lo normal es preguntarse si Zoom es gratis o no. Lo cierto es que Zoom cuenta con una versión gratuita con algunas limitaciones, aunque la verdad es que son bastante generosas: reuniones de hasta 100 participantes con un límite de 40 minutos por reunión. Estos son los planes de precios a día de hoy.

Las versiones Pro, Business y Enterprise incrementan el número de participantes hasta los 1.000 en el caso de Enterprise Plus, además de incrementar la duración máxima de una reunión, incluir almacenamiento en la nube y otras novedades interesantes para una mejor integración en los servicios de una empresa. Los precios son en este caso al mes y por anfitrión (quien crea la reunión), aunque las versiones Business y Enterprise necesitan un mínimo de anfitriones de 10 y 50 respectivamente.

Instala la aplicación correcta

Cuando empiezas a usar Zoom, te puede resultar algo confuso que hay varias aplicaciones de la marca tanto en Google Play como en la App Store de Google. Lo cierto es casi con total seguridad la aplicación que necesitarás es Zoom Cloud Meetings, cuyo enlace de descarga puedes encontrar a continuación.

Existen a día de hoy otras cuatro aplicaciones de Zoom tanto en Google Play como en la App Store, aunque la mitad de ellas son para sistemas de gestiones de dispositivos empresariales. Son las siguientes:

• Zoom Rooms: es la aplicación móvil para gestionar las "Zoom Rooms", un sistema integrado de conferencia de audio y vídeo con pantalla compartida. A no ser que tengas gestionada una Zoom Room por tu cuenta, esta aplicación no te será útil.

• Zoom for Intune: Se trata de una versión de Zoom con versiones avanzadas pensadas para administradores de IT para que gestionen los dispositivos en un entorno empresarial, con una mayor protección de información corporativa confidencial.

• Zoom for BlackBerry: Igual al caso anterior, pero en vez de estar basado en InTune se basa en el sistema de gestión de móviles Unified Endpoint Management de BlackBerry. No es una versión para móviles BlackBerry.

• Zoomtopia: Es una aplicación especial para los eventos Zoomtopia, la conferencia anual de Zooom.

Crea una cuenta gratuita

En Zoom no necesitas una cuenta para unirte a una reunión, aunque si lo vas a usar con frecuencia no te vendrá nada mal registrarte, que es obligatorio para crear una reunión. En cualquier caso, el proceso es muy rápido y apenas necesitas dar datos personales.

Puedes darte de alta en Zoom en su página web o desde la propia aplicación. En la app, toca en Registrarse y a continuación deberás introducir tu dirección de correo electrónico, nombre y apellido.

La dirección de correo electrónico debe ser válida, pues deberás validarla a través de un mensaje que te llegará a los pocos segundos. En este correo se incluye un enlace que debes visitar para completar el registro y elegir una contraseña. Después, ya tienes tu cuenta lista.

Crea tu primera reunión

Uno de los puntos fuertes de Zoom es que es muy fácil de usar. Una persona crea la reunión -el anfitrión- y el resto se puede unir introduciendo el identificador de la reunión y la contraseña. Puedes crear una nueva reunión desde la pantalla Reunión y chat, tocando en Nueva reunión.

Con una versión estándar de Zoom, apenas tienes opciones al respeto, pudiendo elegir si quieres encender el vídeo o si deseas usar tu ID personal en la reunión. Toca en iniciar la reunión y en unos segundos te verás a ti mismo en la pantalla, después de que otorgues todos los permisos necesarios a la aplicación.

Añade contactos

Como comentábamos antes, no es estrictamente necesario que todos los participantes en una reunión se hagan una cuenta, aunque te facilitará mucho la tarea si las reuniones van a suceder con frecuencia. En dicho caso, es una buena idea añadir a los contactos a las personas con las que te vas a reunir con frecuencia.

Para añadir un contacto a Zoom, ve a la pestaña de Contactos. Puedes sincronizar los contactos del teléfono, aunque es posible buscar a partir de la dirección de correo electrónico, tocando en el botón +. Una vez encuentres a la persona que buscas, pulsa Agregar para enviar la solicitud de amistad. La otra persona recibirá la solicitud y deberá aceptarla.

Únete a una reunión

Crear una reunión es muy fácil con su aplicación, y también unirte a una que ya está en curso. Si el anfitrión toca en el identificador de la reunión que aparece sobreimpuesto en pantalla (en la parte superior) se genera un enlace que se puede compartir en aplicaciones de mensajería para que otras personas se puedan unir directamente.

También es posible hacer exactamente lo mismo escribiendo los detalles a mano. En la pantalla principal de Zoom, debes tocar en Entrar y escribir el ID de la reunión (un código numérico), así como, opcionalmente, con qué nombre quieres aparecer. Antes de entrar puedes elegir si quieres conectar sin vídeo y sin audio.

Antes de que se realice la conexión por completo deberás introducir la contraseña de la reunión, de utilidad para evitar que gente que no ha sido invitada se pueda unir. La contraseña es visible por el anfitrión sobreimpuesta en la pantalla, justo debajo del identificador de la reunión.

Comparte cosas en la llamada

Zoom está más centrado en el trabajo que otras alternativas para llamadas grupales como HouseParty, aunque puedes hacer bastante más que simplemente llamar. La aplicación cuenta con su propia mensajería integrada (en la pestaña Reunión y Chat), pero durante una llamada también puedes compartir todo tipo de elementos:

• Foto: para compartir fotos de tu galería, con la posibilidad de hacer anotaciones sobre ella.

• Documento: para compartir documentos como archivos PDF.

• Caja: para compartir archivos hospedados en Box

• Dropbox: para compartir archivos hospedados en Dropbox

• Google Drive: para compartir archivos hospedados en Google Drive

• Microsoft OneDrive: para compartir archivos hospedados en OneDrive

• Microsoft OneDrive for Business: para compartir archivos hospedados en la versión empresarial de OneDrive

• Dirección del sitio web: para compartir una página web que se abre y muestra en la pantalla.

• Marcador: para compartir rápidamente páginas web guardadas en los marcadores

• Pantalla: comparte la pantalla del móvil con el resto de participantes.

• Share Whiteboard: crea una pizarra en blanco y la comparte. Los participantes también pueden usarla.

Reacciona y levanta la mano

Zoom soporta reuniones con hasta 100 participantes en su versión gratuita, por lo cual puede ser difícil aclararse. Para ello cuenta con una versión digital de algo tan básico como levantar la mano para hablar. Claro, que no vale con levantar la mano de verdad, sino que debes usar el menú "Más" para elegir después Levantar la mano.

El anfitrión puede ver quién ha levantado la mano, para decidir si darte la palabra o no. Además de levantar la mano, puedes reaccionar a la presentación con el botón de aplaudir o me gusta, ambos disponibles desde el mismo menú.

El modo conducción

Las reuniones llegan cuando llegan, y a lo mejor te toca reunirte en un momento en el que estás ocupado. Zoom llama a este modo el modo de conducción segura, y es accesible deslizando la pantalla hacia la derecha. Este modo convierte tu participación en la videoconferencia en Push-To-Talk, o el modo Walkie Talkie.

Es decir, con este modo activado se apaga tu cámara y se silencia tu micrófono, aunque con un toque en el botón Pulsar para hablar se activará el micrófono hasta que lo vuelvas a tocar de nuevo. Cuando quieras salir de este modo solo necesitas deslizar de nuevo hacia la izquierda.