Si lo que deseamos es ser productivos y avanzar en nuestras tareas lo más rápido posible debemos tener claro cómo nos organizamos y no permitir que nada interrumpa nuestro trabajo. Pero siempre tendremos al acecho el mail y las reuniones, dos lastres necesarios que pueden desmontar nuestros planes y hundirnos la productividad en un instante.
En ambos casos existen técnicas y fórmulas para gestionar nuestro calendario y bandeja de entrada de una forma lógica que nos permita mantener unos estándares de productividad altos y sin interrupciones.
¿Como consigo que el correo no me inunde? Técnicas para gestionar calendarios y correos
Una buena organización es nuestro mejor aliado para conseguir que nuestros días sean productivos, y tanto Gmail como Google Calendar -que traen por defecto los móviles Android- tienen las características necesarias para ayudarnos a realizar más tareas en menos tiempo. Veamos como:
No seas esclavo de tus emails. No mantengas el mail siempre abierto, si lo haces acabarás contestando mails a medida que lleguen y te irán interrumpiendo otras tareas igualmente importantes. Cuando hagas otras cosas, simplemente cierra el mail.
Por las mismas razones evita las notificaciones push del mail.
Ponte horas para leer y contestar el mail. Contestar el mail es una tarea más, añádela las veces que necesites al día pero sin abusar.
Si tienes cosas importantes que hacer no abras el mail a primera hora. Tu eres el que organiza tu horario, si abres el mail es posible que te entren tareas urgentes que te desmonten tu plan de productividad del día, si quieres sacar a tiempo lo que tenías planeado utiliza un orden lógico para organizarte: haz primero lo importante, luego lo urgente y por último abre el mail para comprobar si hay algo más urgente que hacer.
Mantén la bandeja de entrada a cero mails. Si recibes un gran volumen de mails diarios esta es una tarea complicada, pero así se evita el colapso.
Utiliza las etiquetas y los filtros. Esto te permitirá organizar los mails por remitente, grupo de trabajo, departamento o cualquier otra forma organización que sea efectiva para tu trabajo. Así conseguirás darle prioridad en tu bandeja de entrada a los mails realmente importantes resaltándolos de entre todos los demás.
Las llamadas telefónicas son poco productivas. Aunque a veces solucionan los problemas rápidamente, la gente suele extenderse más por teléfono que por mail. Intenta minimizarlas y si no puedes hacerlo intenta dejarlas para el final del día.
Añade las tareas del día en tu calendario -Google Calendar tiene un pequeño gestor de tareas integrado-. Esto te permitirá ver el día completo.
Si tienes reuniones no te las pongas a primera hora. Haz primero aquellas tareas que requieran tu concentración y deja las reuniones para más tarde.
Comparte calendarios diferentes con distintos grupos de trabajo y sincronízatelos todos. Utiliza colores diferentes para cada calendario, esto te ayudará a ver tu organización diaria con un sólo vistazo.
Incluye en tu calendario tiempo para imprevistos. Esto siempre te dará margen para gestionar cualquier cosa que pueda suceder y, sino los hay, podrás avanzar tareas urgentes.
Aplicaciones recomendadas
Mailbox, simplifica tus mails
Mailbox es un cliente de mail pensado para aquella gente que necesita gestionar numerosos correos diarios y de hacerlo con rapidez, por eso se ha diseñado como si fuese un gestor de tareas.
Dispone de gestos que simplifican tareas como eliminar un mail, añadirlo a pendientes o archivarlo. Además de características que nos ayudarán a mejorar nuestra productividad como silenciar una conversación o el hecho que esté pensado para ayudarnos a conseguir una bandeja de entrada con cero mails.
MailboxProductividad
- Desarrollador: Dropbox Inc.
- Precio: Gratis
- Descarga en: Google Play Store
IQTell, mail y GTD todo en uno
IQTell es una aplicación de mail que lleva incorporado un gestor de tareas y que permite utilizar ambas cosas conjuntamente o por separado. Además los mails se pueden usar para crear tareas rápidamente.
También dispone de gestos para aumentar la rapidez en la que gestionamos los mails pero además en este caso se pueden personalizar los gestos.
IQTellProductividad
- Desarrollador: IQTell
- Precio: Gratis
- Descarga en: Google Play Store
Acompli, el calendario y el mail en un sólo lugar
Acompli pretende ser una aplicación en la que gestionar toda nuestra productividad en un solo lugar evitando la pérdida de tiempo que a veces supone ir abriendo diferentes aplicaciones en el teléfono.
El gestor de mail dispone de un botón para poder consultar el calendario en cualquier momento y desde el calendario se pueden generar mails o, por el contrario, crear reuniones desde el mail invitando la notificación a cualquier contacto.
AcompliProductividad
- Desarrollador: Acompli
- Precio: Gratis
- Descarga en: Acompli
Any.do Cal, el calendario productivo
Any.do Cal es el complemento ideal de la aplicación de gestión de tareas Any.do, aunque también se puede utilizar por separado siendo igualmente efectiva.
Any.do Cal está pensado para gestionar tanto la vida privada como la laboral por lo que se se sincroniza con todos nuestros calendarios de Google y Exchage. Tiene un diseño sencillo y posee el control de gestos que nos permitirá gestionar nuestro calendario con rapidez.
Any.do CalProductividad
- Desarrollador: Any.do
- Precio: Gratis
- Descarga en: Google Play Store
Business Calendar, el calendario clásico mejorado
Probablemente el gran acierto de Business Calendar es que puedes gestionar todo tu calendario desde la vista de mes, accediendo a una vista de sólo unos días, o de un solo día con un gesto.
También permite manejar varios calendarios a la vez, y dispone de un widget personalizable. Además se pueden gestionar eventos recurrentes con facilidad y también dispone de gestos intuitivos.
Business CalendarProductividad
- Desarrollador: Appgenix Software
- Precio: Gratis
- Descarga en: Google Play Store
Imagen | Jonny Hughes | Rupert Ganzer
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